Prosiect System Cofnodion Myfyrwyr (SCM)

Cefndir y Prosiect

Cynhaliodd y brifysgol brosiect trawsffurfio i uno’r ddwy System Cofnodion Myfyrwyr gyfredol (Agresso a SITS) yn un system sy’n seiliedig ar y platfform SITS. Rhoddwyd y prosiect ar waith fesul cam dros gyfnod o ddwy flynedd i’w gwblhau ym mis Rhagfyr 2017. Bydd amcanion y prosiect yn cynnal cyfeiriad strategol y brifysgol drwy’r canlynol:

  • Resymoli’r llif gwaith busnes er mwyn gwella effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd prosesau gweinyddol.
  • Gwella profiadau myfyrwyr drwy gynnig gwell rhyngwynebau hunanwasanaeth ar-lein i ymgeiswyr a myfyrwyr drwy gydol eu taith academaidd.
  • Darparu set ddata wedi’i chysoni ar gyfer adroddiadau ar wybodaeth busnes ar draws y sefydliad.
  • Gwella ansawdd a chywirdeb data.


Llinell Amser y Prosiect

Cyflawnwyd y prosiect fesul llinyn ar draws tri cham. 

Cam 1 - Wedi’i gwblhau
Derbyniadau – un system dderbyn unedig  Hydref 2016 
Cam 2 - Wedi’i gwblhau
Un System Cofnodion Myfyrwyr unedig ar draws y sefydliad. Yn ymgorffori symud data a phrosesau o  Agresso i SITS yn ogystal   ag  ychwanegiadau a gwelliannau i swyddogaethau prosesu busnes ar gyfer staff a  myfyrwyr.  Medi 2017
Cam 3 – Wedi’i gwblhau
Cydgrynhoi a chefnogi systemau.  Ychwanegiadau a gwelliannau pellach i blatfform SITS  Tachwedd 2017

Cam 1 – Derbyniadau i’w derbyn yn 2017 - Wedi’i gwblhau

Cyflwynwyd Cam 1 o’r prosiect ym mis Hydref 2016 gan ddarparu system Derbyniadau unedig ar gyfer ymgeiswyr yn ogystal â staff prosesu derbyniadau. Bydd yr holl ymgeiswyr sy’n gwneud cais i’r Drindod Dewi Sant drwy UCAS ac UTT (UCAS ar gyfer Hyfforddi Athrawon) i gael eu derbyn o 2017/2018 ymlaen bellach yn gwneud cais i un cod sefydliadol - T80. Bydd ymgeiswyr uniongyrchol bellach yn gwneud cais gan ddefnyddio ffurflen ar-lein newydd y Brifysgol.

Cam 2 – Uno, Symud a Gwella Systemau - Wedi’i Gwblhau

Gweithredwyd yr holl amcanion busnes allweddol hollbwysig i’w cyflawni yn ôl yr amserlen gan olygu bod prif amcan y prosiect wedi ei gyflawni – bellach mae’r brifysgol yn gweithredu ar un System Cofnodion Myfyrwyr unedig. Yr eitemau allweddol yw mudo a chyfuno:

  • Data myfyrwyr / rhaglenni / ariannol
  • Pob pwynt integreiddio systemau allanol (Moodle, Cardiau Adnabod ayb)
  • Adroddiadau Staff – System Ymholiadau Cyfadran

A chamau i gyflwyno swyddogaeth uwch:

  • Cyllid – Symud a gwella’r matrics ffioedd; Rheolwr Cronfeydd (Bwrsariaethau / Ysgoloriaethau Myfyrwyr)
  • Gwasanaethau’r Gofrestrfa – ymarferoldeb newydd a gwell ar gyfer Byrddau Dilyniant ac Arholi; a Chofrestru Ar-lein.
  • Derbyniadau – meddalwedd glirio newydd i wella’r broses i’r staff a’r ymgeiswyr

Cam 3 - Gwelliannau Pellach i’r System

Aeth Cam 3 ati i gyfuno’r systemau ymhellach a darparu cefnogaeth barhaus yn sgil symud o’r system Agresso.  Sicrhawyd gwelliannau swyddogaethol eraill ar gyfer Gwasanaethau Cofrestrfa gan gynnwys Newid Amgylchiadau Myfyrwyr; Rheolau Dilyniant ac Awtomatiaeth; a Chofrestru Ar-lein.

O 1 Rhagfyr 2017 ymlaen bydd y prosiect ffurfiol yn dod i ben a'r systemau’n cael eu trosglwyddo i dimau gweithredol a fydd yn terfynu rhai tasgau sydd dros ben.

Cwestiynau Cyffredin

Bellach dylid mynd ati i brosesu holl ddata ymgeiswyr, myfyrwyr a rhaglenni ar draws y sefydliad ar y platfform SITS unedig. Mae’r system Agresso wedi ei harchifo.

Cewch chi fynd at system MyTSD trwy ddefnyddio’r ddolen hon: https://mytsd.uwtsd.ac.uk  

Daeth y prosiect i ben yn ffurfiol ar 1 Rhagfyr 2017 a dychwelodd aelodau’r tîm a secondiwyd i’w rolau sylweddol. Cyfeiriwch unrhyw ymholiadau trwy’r Ddesg Wasanaeth TG - https://webhelp.uwtsd.ac.uk