Diogelu data
Mae angen i’r Drindod Dewi Sant brosesu a storio gwybodaeth (gan gynnwys gwybodaeth bersonol a elwir yn 'Ddata Personol' a data sensitif a elwir yn 'Ddata Categori Arbennig') am fyfyrwyr, gweithwyr ac eraill i ymgymryd â’i busnes yn effeithiol, gan gynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i):
- Monitro perfformiad
- Recordio cyraeddiadau
- Caniatáu recriwtio
- Talu staff
- Gweithredu materion iechyd a diogelwch
- Trefnu cyrsiau
- Goblygiadau cydymffurfio cyfreithiol i gyrff ariannu a’r llywodraeth.
Mae Prifysgol Cymru Y Drindod Dewi Sant wedi’i rhwymo’n gyfreithiol i brosesu gwybodaeth yn unol â:
PCYDDS Polisi Diogelu Data
Mae’r Prifysgol Cymru, Drindod Dewi Sant wedi datblygu polisi diogelu data i sicrhau bod yr holl staff, myfyrwyr ac unrhyw un arall sy’n gysylltiedig â’r Brifysgol yn deall eu hawliau a’u cyfrifoldebau o dan y ddeddfwriaeth.
Disgrifiad o brosesu
Mae’r hyn sy’n dilyn yn ddisgrifiad bras o’r modd mae’r sefydliad/rheolwr data hwn yn prosesu gwybodaeth bersonol. Er mwyn deall sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu, mae’n bosibl y bydd angen ichi gyfeirio at unrhyw ohebiaeth bersonol rydych wedi’i derbyn, darllen unrhyw hysbysiadau preifatrwydd mae’r sefydliad wedi’u darparu, neu gysylltu â’r sefydliad i ofyn am eich amgylchiadau personol.
Dibenion/rhesymau dros brosesu gwybodaeth
Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol i’n galluogi i ddarparu addysg a gwasanaethau cymorth i’n myfyrwyr a’n staff; hysbysebu a hyrwyddo’r brifysgol a'r gwasanaethau a gynigiwn; cyhoeddi cylchgrawn y brifysgol a chysylltiadau â chyn-fyfyrwyr; ymgymryd ag ymchwil a chodi arian; rheoli ein cyfrifon a’n cofnodion a darparu gweithgareddau masnachol i’n cleientiaid. Rydym hefyd yn prosesu gwybodaeth bersonol i ddefnyddio systemau CCTV i fonitro a chasglu delweddau gweledol i ddibenion diogelwch ac atal a chanfod trosedd.
Mathau/dosbarthiadau o wybodaeth a brosesir
Rydym yn prosesu gwybodaeth sy’n berthnasol i’r dibenion/rhesymau uchod. Gall hyn gynnwys:
- manylion personol
- manylion teuluol
- ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
- manylion addysg a chofnodion myfyrwyr
- manylion addysg a chyflogaeth
- manylion ariannol
- cofnodion disgyblu a phresenoldeb
- archwiliadau fetio
- nwyddau neu wasanaethau a ddarparwyd
- delweddau gweledol, ymddangosiad personol ac ymddygiad
- gwybodaeth a gedwir er mwyn cyhoeddi cyhoeddiadau’r brifysgol
Rydym hefyd yn prosesu dosbarthiadau sensitif o wybodaeth a all gynnwys:
- tras hiliol neu ethnig
- aelodaeth o undeb llafur
- credoau crefyddol neu gredoau eraill tebyg
- manylion iechyd corfforol neu feddyliol
- bywyd rhywiol
- troseddau a throseddau honedig
- achosion troseddol, canlyniadau a dedfrydau
Ynglŷn â phwy y prosesir gwybodaeth
Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol am y canlynol:
- myfyrwyr
- cyflogeion, gweithwyr ar gontract
- cyflenwyr, cynghorwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol
- cysylltiadau busnes
- landlordiaid, tenantiaid
- achwynwyr, ymholwyr
- cyfranwyr a chyfeillion y Brifysgol
- awduron, cyhoeddwyr a chrewyr eraill
- pobl a all fod yn destun ymholiad
- trydydd partïon sy’n cymryd rhan mewn gwaith cwrs
- sefydliadau cymdeithasol, iechyd a lles
- cyfeillion y Brifysgol
- unigolion wedi’u dal ar ddelweddau CCTV
Gyda phwy y rhennir y wybodaeth
Weithiau bydd angen inni rannu’r wybodaeth bersonol a brosesir gennym gyda’r unigolyn ei hun a hefyd sefydliadau eraill. Lle bo angen, mae’n ofynnol inni gydymffurfio â holl agweddau’r Ddeddf Diogelu Data. Mae’r hyn sy’n dilyn yn ddisgrifiad o’r mathau o sefydliadau y gall fod angen inni rannu peth o’r wybodaeth bersonol a brosesir gennym gyda nhw am un rheswm neu fwy.
Lle bo angen neu lle bo’n ofynnol, rydym yn rhannu gwybodaeth gyda’r canlynol:
- teulu, swyddogion cyswllt a chynrychiolwyr y person yr ydym yn prosesu ei ddata personol
- cyn-gyflogwyr, cyflogwyr cyfredol neu ddarpar gyflogwyr
- sefydliadau gofal iechyd, cymdeithasol a lles
- addysgwyr a chyrff arholi
- cyflenwyr a darparwyr gwasanaeth
- undeb myfyrwyr
- sefydliadau ariannol
- asiantaethau casglu ac olrhain dyledion
- archwilwyr
- heddluoedd, sefydliadau diogelwch
- llysoedd a thribiwnlysoedd
- gwasanaethau carchar a phrawf
- cynrychiolwyr cyfreithiol
- llywodraeth leol a chanolog
- ymgynghorwyr a chynghorwyr proffesiynol
- undebau llafur a chymdeithasau staff
- cymdeithasau arolygu ac ymchwil
- y wasg a’r cyfryngau
- sefydliadau gwirfoddol ac elusennol
- landlordiaid
Trosglwyddiadau
Weithiau gall fod angen trosglwyddo gwybodaeth bersonol dramor. Pan fo angen gwneud hyn, gellir trosglwyddo gwybodaeth i wledydd neu diriogaethau ledled y byd. Bydd unrhyw drosglwyddiadau a wneir yn cydymffurfio’n llawn â holl agweddau’r ddeddf diogelu data.
Datganiad ynghylch prosesu sydd wedi’i eithrio:
Mae’r rheolwr data hwn hefyd yn prosesu data personol sydd wedi’i eithrio rhag ei hysbysu.
Gwneud Cais Gwrthrych am Wybodaeth
I wneud cais i gael mynediad at y data y mae’r Drindod Dewi Sant yn ei ddal amdanoch, cwblhewch y ffurflen atodol, Ffurflen Gais Gwrthrych am Wybodaeth
Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol yw Paul Osborne
Cyfeiriad:
Y Swyddog Diogelu Data
Prifysgol Cymru Y Drindod Dewi Sant
Campws Busnes Abertawe
Stryd Fawr, Abertawe
SA1 1NE
E-bost: foi@uwtsd.ac.uk
Rydym yn awyddus i gadw mewn cysylltiad a chadw eich data yn unol â’ch dymuniad. Fel cyn-fyfyriwr/wraig o’r Brifysgol neu ei sefydliadau blaenorol, y sail gyfreithiol ar gyfer cadw eich data yw drwy “ddiddordeb cyfreithlon” i’r ddwy ochr.
Cedwir y holl ddata yn ddiogel ac mewn ffordd briodol gan Brifysgol Cymru Y Drindod Dewi Sant. Byddwn yn defnyddio eich data er mwyn cadw mewn cysylltiad â chi ynglŷn â newyddion ar ein campysau, gan gynnwys ymchwil, gweithgareddau addysgol a chyrsiau, digwyddiadau, gweithgareddau i gyn-fyfyrwyr a chyfleoedd i gefnogi ein gweithgareddau codi arian a gwirfoddoli. Gellir defnyddio eich data er mwyn cyfrannu at arolygon perthnasol, ymateb i ofynion adrodd y sector Addysg Uwch a chyfrannu at agweddau eraill o’n cenhadaeth elusennol.
Rydym eisiau sicrhau bod y wybodaeth a anfonwn atoch yn addas ac yn berthnasol i chi Gan ddibynnu ar sut y carech inni gysylltu â chi byddwch yn derbyn gohebiaeth gennym ynghylch y math o weithgareddau a restrir uchod trwy'r post, e-bost, ffôn, negeseuon testun SMS, a thrwy ein sianeli cyfryngau cymdeithasol. Byddwn yn talu sylw i'ch ymatebion, gan gynnwys defnyddio dulliau e-olrhain er mwyn canfod os ydych yn agor ein negeseuon e-bost a Google Analytics i ddeall mwy am ymweliadau â'n gwefan fel y gallwn ddarparu'r wybodaeth fwyaf perthnasol i chi.
O bryd i’w gilydd gallwn ymgymryd ag ymchwil a dadansoddiad trwy ddefnyddio ffynonellau cyhoeddus yn ychwanegol at yr hyn a rowch inni. Mae’r gwaith hwn yn ein cynorthwyo i dargedu ein gweithgareddau ymgysylltu a chodi arian, estyn allan i gynfyfyrwyr yr ydym wedi colli cysylltiad â nhw ac er mwyn cynnal safon y data a gedwir gennym (er enghraifft, cadw manylion cyfeiriad yn gyfredol trwy fas-data Newid Cyfeiriad Cenedlaethol Swyddfa’r Post).
Mae’r math o wybodaeth y gallwn ei chasglu a’i hatodi at eich cofnod data yn cynnwys gweithgareddau proffesiynol, erthyglau yn y cyfryngau, perthynas gyda chyn fyfyrwyr a chefnogwyr eraill a manylion o’ch cysylltiadau cyfredol â’r Brifysgol.
Ni fyddwn byth yn gwerthu eich data personol neu’i rannu ar gyfer gweithgareddau nad ydynt yn ymwneud â’r Brifysgol.
Oni bai eich bod yn ein hysbysu fel arall, mae’n bosib y bydd eich data ar gael i'n hadrannau academaidd a gweinyddol yn y Brifysgol. Bydd data ond yn cael ei rannu gyda grwpiau trydydd parti sy'n asiantau o brosiectau'r Brifysgol a lle mae rheolaethau priodol mewn lle i ddiogelu’ch gwybodaeth. Gall hyn gynnwys tai postio neu gwmnïau arolygu allanol sy'n gweithio ar ran sefydliadau megis yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA) neu gyrff cyllido'r Brifysgol. Os byddwch yn penderfynu rhoi rhodd i'r Brifysgol, gallwch ddewis a ddylid ei roi'n ddienw neu a ddylai gael ei gydnabod
Mae gennych yr hawl i newid eich dewisiadau cyswllt neu wrthwynebu defnyddio'ch data ar gyfer unrhyw un o'r dibenion uchod trwy gysylltu â: alumni@uwtsd.ac.uk
